どーも！hikaruです。
この記事では「相談員の事務作業が楽々はかどる！おすすめの事務用品のまとめ」と題してぼくがおすすめする事務用品について書いていきます。
あなたは事務作業に必要な用品を自分で揃えたものを使ってますか？
事務用品なんて会社から支給されているものをずーと使っているのではないでしょうか。
事務用品は使えればなんでもよくて、使いやすさは二の次くらいに思っていると思います。
ぼくがそうでしたから・・・ｗ
事務作業をおこなう上で、めんどくささや煩わしさ、作業が溜まってたくさんあるという状況になっていませんか。
事務用品を支給品からこだわりの事務用品に変えるだけで、事務作業が楽々はかどるようになるかもしれません。
おすすめ事務用品まとめ
それでは上記の選定条件を踏まえて、おすすめ事務用品を挙げていきたいと思います。
のり
これは郵送物などがあって封詰めする場合は重宝するものですよね。
のり付け作業ですが、どうしても塗りムラが出来てしまうのが難点です。
角が塗られていなかったり、薄く塗られて何回も塗り重ねないといけないなどがあると、ちょっとの差かもしれませんが、作業としてはロスしてしまいますよね。
そこで、相談員として持っていたほうがいいのりは「テープのり」をおすすめします。
支給品ののりはだいたいが液体のりかスティックのりがほとんどかと思います。
封詰め作業の時に、封の角までしっかりと塗るように注意し、塗りムラがおこらないように何往復もさせ、机にのりがつかないように紙を下にひくなど配慮しなくてはなりません。
テープのりならその配慮は必要なく、一回テープを貼ってしまえば終わりです。
手も汚れることもなく、修正テープのように扱うことが出来るので便利です。
ちょっとの作業工程の差かもしれませんが、大量にある封詰め作業の場合、チリツモで、大きな時間削減になっていきます。
テープのりの中でも様々な種類があり「強粘着」「貼り替え可能」「カートリッジ交換」などそれぞれ特徴があります。
自分の使いやすいものを選んで持っておくといいでしょう。
ハサミ
ケアマネ事業所から送られてきた提供表やサマリーなどの郵送物を開けるときに使用することが多いかと思います。
ハサミ一つでも切りやすいものを使っているとストレスなくスムーズです。
ハサミは切れ味重視のものがいいのではないでしょうか。
支給品となると使っているうちにどんどん切れ味が悪くなっていったりして、それだけでもストレスに感じてきます。
ハサミの刃はチタンコートのものがいいのではないでしょうか。
例えば、アマゾンなんかで調べると
プラス フィットカットカーブ プレミアムチタン
コクヨ エアロフィットサクサ チタン・グルーレスタイプ
などがおすすめされていたりします。
また、割とハサミって収納のスペースを取ってしまいますよね。
スペースをとらないコンパクトなハサミもあるみたいです。
プラス フィットカットカーブ ツイッギー
レイメイ藤井 はさみ ペンカット
これらがおすすめで出てきました。
自分の使いやすさ、用途によって選んでみるのがいいでしょう。
穴あけパンチ
書類をファイルに保管しておく際に活用しますね。
これの煩わしいところは、紙の中心がわからないとファイルに綴じたときにバラバラになってしまうところが嫌ですね。
また、複数枚数の穴あけが出来るものであったほうが少ない作業で対応出来るで、時間の短縮にもなります。
支給される穴あけパンチは、一度に5枚くらいしか穴あけが出来ないものであったり、用紙の中心に合わせるために紙を少し折ったりしてからパンチしたりしてますよね。
やはり穴あけパンチは、複数枚穴あけすることが出来て、紙の中心がわかることが出来るスケールがついているものを選ぶのがいいでしょう。
また、穴あけの際に少ない力でパンチ出来るのもストレスなく作業を進められるコツかもしれません。
付箋
電話の伝言メモやToDoリストなどとして使うことが出来ると思います。
書類にメッセージを添える際も付箋を利用することが出来ます。
そんな時に少し変わった付箋を使うと、貰った相手は「お！」と思ってくれるかもしれませんね。相談員としての相手とのコミュニケーションツールとして使えるものを選定してみてもいいかもしれません。
付箋も種類は様々あるようで、少しユニークな付箋を選んでみるのはいかがでしょうか。
例えば、
有名人のつぶやき付箋
こころふせん
Fusen-Fujiフセンフジ
など
デスクに貼ってあったり、貰った書類に貼ってあったら、少しばかし心がほっこりしてもらえるかもしれません。
ボールペン
相談員業務をおこなっていく上では必需品ですね。
契約書を書いてもらうときにお貸ししたり、アセスメント時にご利用者の前でメモをしたりということもあるので、その辺にあった変なボールペンというのは使えないですよね。
見た目的にも変なものでなく、書きやすいものがあればいいですね。
なので、ボールペンは書きやすさが第一優先されるものだと思います。
ただ、相談員はご利用者の前で書き物をすることが多くあるので、いくら書きやすいからと言って「キャラ物」とか「お土産物」のボールペンでは「ちょっと・・・」と思われてしまうかもしれませんね。
三菱鉛筆「ジェットストリーム」SXN15007.24
ゼブラ「サラサクリップ」JJB15（ボール径：0.7mm）
この辺りは、黒のボールペンで書きやすいようです。
トンボ鉛筆「リポーター3」BC-TRC20（ボール径：0.7mm）
三菱鉛筆ジェットストリーム 多機能ペン ４&１
相談員をしていれば、何色か使う事が多いと思いますので、3色や4色ボールペンも持っていると便利です。
Livescribe wifiスマートペン
キングジム スマートボールペン スマホ連携 プッシュ通知 INFO+ シルバー INF10シル
また、こんなボールペンも最近では出てきているようです。
専用のノートなどが必要にはなるようですが、書いたものをデータ化して残して保存したり、音声録音が出来たりするようです。
会議の参加が多い相談員にとって、会議後の記録を残しておくのが大変ですが、これなら業務改善に大きく役立ちそうですよね。
クリップケース
意外とクリップを使うことが多いと個人的には思っているのですが、どうですか？
ケアマネ事業所から送られてくる提供表をまとめるのについていたりすることがあるので、気が付いたら溜まってしまっているということがあるかと思います。
また、自分でも書類をまとめておくときに使ったりすることもあるので、綺麗にまとめて置いて、使いたいときにすぐに使えるようにしておきたいものです。
そこで、
ビュロー クリップケース
プラス クリップケース CP-500 PK
など収納力もあり、使いたいときにすぐ使えることが出来るものかなと思います。
これもユニークなものもあるので、デスク周りを華やかにしてテンションアップを目的にしてもいいかもしれませんね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
のり、ハサミ、穴あけパンチ、付箋、ボールペン、クリップケースとそれぞれ紹介をさせていただきました。
相談員の業務では事務用品を他にもいろいろと使うことがあると思います。
紹介させていただいた物はごく一部分かもしれません。自分でよく使用する用品は、支給された物ではなく、自分のお気に入りの物を選んで使ってみるのがいいと思います。
使いやすい事務用品を選んで、相談員の事務作業頑張っていきましょう！
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