どーも！hikaruです。
この記事では、生活相談員の業務効率が格段にアップする方法をご紹介していきます。
相談員の業務の中で事務作業というのは結構後回しになりがちですよね。
原因としては、時間がしっかりと取れないということもあるのですが、
単純に面倒くさいです！ｗ
やらなくちゃいけない大切な業務というのはわかっているのですが
あとにあとに回してしまうので、書類関係がどんどん溜まってしまうということがあるかと思います。
そんな面倒くさい事務作業がどんどんと後回しになっている状況を解決するのが
「業務の効率化」です。
業務の効率化を実践することで、今まで後回しにしていた事務作業がスムーズに終わらせることができて、更には他の仕事もうまく回すことが出来るようになります。
仕事量が多くて、残業が当たり前になっている相談員にとっては、業務の効率化は必須事項なんではないでしょうか。
業務効率アップのメリット
業務効率を上げることは仕事をやっている上では、
当たり前だろ！と思われるかもしれません。
確かに当たり前ですよね。
しかし、実際は業務効率をアップすることができていなくて、
定時には帰れず、残業が当たり前となっているということはないでしょうか。
ぼくはありました・・・ｗ
そうなんです。業務効率をアップすることは必要なことであると頭ではわかっているものの、実際には行動に移せておらず、なにも変わらずにそのままというのが多いと思います。
改めて、業務効率アップにはどのようなメリットがあるのかというのを見てみましょう。
就業時間内に仕事が終わる
このメリットの割合が一番大きいのではないでしょうか。
とにかく、相談員をしていて定時で仕事が終わることなど無いに等しいかと思います。
ですが、業務効率をアップさせるだけで、夢の定時上がりが実現させることが出来るんです。
それだけでも大きなメリットですよね。
ミスや間違いを減らすことが出来る
業務効率を上げるということは、単に時間が短縮出来るだけではありません。
業務効率を上げることで、ミスや間違いを減らすことが出来ます。
具体策の内容によっても違いはありますが、業務効率を上げるのは少ない作業で時間内に終わらせることと考えています。その作業工程が少ないことで余裕が生まれ、見直しがしやすくなるのでミスや間違いを減らす事が出来ます。
周りからの評価が上がる
単純に作業にミスがなく、スピーディーに業務に取り組んでいる人って「仕事が出来る人」というイメージがありますよね。
評価はそれだけということではないですが、自ら作業を効率的におこなうことが出来れば、他人の作業の見直しもすることが出来て、マネジメントをすることが出来る人になります。
ストレスが減る
仕事が定時に終わって、ミスが減り、周りからの評価も得られるというのは、少なからず今の状況よりもストレスが減るのではないでしょうか。
ストレスの質が変わると言ったほうがあてはまるかもしれませんね。
少ない作業で面倒な事務作業もこなすことが出来る為、溜まってしまう業務が無くなるということです。
業務効率アップの為の具体策
では、これだけ業務効率アップのメリットがわかった所で、具体的な方法を見ていきましょう。
タスク管理、ToDoリスト
業務効率を上げるには、まずは自分のやることを洗い出してみることから始める必要があります。
業務の中で優先順位をつけるのですが、その日のうちに終わらせなければいけない業務を中心に、どのくらい時間がかかるのかを決めていきます。
メール確認・返信：10分
照会回答：10分
提供表作業：1時間
書類整理：30分
契約：2時間
担当者会議：1時間
といった感じです。
それをその日の自分のスケジュールに入れ込んでいきます。
こうすれば、自分がその日のうちにやらなくてはいけない業務がわかりやすくなり、
更には後回しにしていた書類整理などの業務もやる事として入っているので、しっかりと終わらせることが出来ます。
1日で終わらない業務は翌日に回してもいいですし、もしくは週の内に終わらせるというルールを作ってもいいと思います。
とにかく、一日の内、一週間の内、一か月の内で行うべき業務の順番などを洗い出し当てはめていくと管理しやすいです。
全体像の把握
業務全体の進捗度合いやゴールというのを把握しておくということです。
これが出来ていることによって、今自分がこの業務のどの辺りまで進められているかと把握し、業務のスピードを調整することができます。
特に相談員は、突発的な業務が降ってくることが多いので、把握しておくことでスケジュール管理がしやすくなります。
誰かに頼む
業務を洗い出してみると、自分がやらなくてもいい業務というのが見えてくると思います。
例えば、契約書の作成や事務用品の補充、書類の発送などですかね。
自分でなくても人に頼んで出来るものは振り分けることで、時間の有効活用が出来ます。
整理整頓
これは意外と大事かもしれません。
ぼくはとにかく整理整頓が苦手でしたが、整理整頓が出来ている職場での業務は煩わしさが無いため、業務への支障も感じず捗ります。
例えば、書類をファイルに挟む順番、物のしまう場所、物品が置いてある場所など整理整頓されて決められていると、探す手間も省ける上に、必要書類などのあるなしも把握しておくことが出来る為、取り直さなければいけないということが無くなります。
効率化のために徹底的に考える
とにかく、効率化をするためにはどうすればいいかを考えることが必要です。
はじめのうちは、色々とネットでノウハウを調べて実践してみるでいいと思います。
そこから、全てが当てはまるわけではないですが、自分の業務の中で効率化できていない部分を自分なりに改善しながらやってみてください。
少ない労力でラクすることを考える
効率化を考える上で必要なことは、ラクをするということです。
ラクをするというと拒絶感があるかと思いますが、業務を簡素化するには無駄を省く必要があります。
とにかく、業務を簡単にすることで結果的に時間の余裕が生まれラクをすることが出来ます。
まとめ
≪業務効率アップのメリット≫
・就業時間内に仕事が終わる・ミスや間違いを減らすことが出来る・周りからの評価が上がる・ストレスが減る
≪業務効率アップの具体策≫
・タスク管理、ToDoリスト・全体像の把握・誰かに頼む・整理整頓・効率化のために徹底的に考える・少ない労力でラクすることを考える
いかがでしたでしょうか。
作業効率アップは分かっているけれども、なかなか実践が出来ないで今まで経過してきてしまったかと思います。
もちろん、全てをすぐにやってくださいとは言いません。
一つずつ、自分に合ったやり方を試してみるところから始めてみてください。
ただ、一つ言えることはやってみないと何も変わりません。良かったのか悪かったのか判断できませんね。
相談員の業務はたくさんあって、突発的な業務があるので時間管理は難しいこともあるかと思います。
ですが、自分の業務をしっかりと管理出来ていれば、業務の漏れなくしっかりと終わらせることができます。面倒な書類作業なども漏れなくおこなうことができますね。
まずは自分の業務を整理してみましょう。
そして、業務効率アップで夢の定時上がりをしていきましょうｗ
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