どーも！hikaruです。
今回は「相談員のパソコン業務！使える時短操作テクで業務効率アップ」と題して記事を書いていきます。
相談員であれば必ずパソコン業務が必要となりますが、ただ入力作業だけではなく、書類の作成やデータ管理、プレゼン資料的なものを作るようなパソコン作業テクが必要になってきます。
ある程度パソコン操作に慣れていないと出来ないことではありますが、今はなんでも調べながらやれば、少し難しい作業でもなんとかうまくいくもんですよね。
ただ、今回紹介する時短操作テクは、簡単な操作だけで結果的に時短になっているというものなんです。
ある程度高度な技術も必要ですが、基本的な簡単操作で時短が出来るものがあったら、より相談員業務も楽に早く終わらせることが出来るかもしれませんね。
相談員のパソコン業務の効率化
相談員のパソコン業務ですが冒頭でも言ったように入力作業だけでなく、様々な業務をおこないます。
外部向けの文書作成、施設紹介資料、稼働率データ管理などなど、他にもたくさんの業務があるかと思います。
相談員のパソコン業務は、一日中パソコンの前に座って作業が出来るわけではありません。
ご利用者宅へ行ったり、営業に行ったり、介護現場に入ったりとまさに、フットワークを軽く色々な業務をおこなっていく必要があります。
そんな中で、パソコン業務を少しでも早く終わらせるということは当然であり、業務の効率化を図り、業務軽減をおこなっていくということは必然的なことかと思います。
それを実現させるためにも、簡単な操作で時短を目指せるテクニックが必要となります。
色々な操作があるのですが、ここではすぐに実践出来て、相談員の業務として役立つテクニックに絞っていきたいと思います。
時短操作テク
それでは時短操作テクを見ていきましょう。
フォルダ整理
まずはフォルダ整理です。
あなたはデスクトップは綺麗ですか？
アイコンは幾つくらいですか？
これはぼくの経験談ですが、お恥ずかしい話、仕事用のパソコンのデスクトップは全面にギッシリとフォルダとかアイコンが埋まっておりました。。。
自分ではどこになにがあるのかとわかっているつもりでしたが、いざ使うとなると探してしまったり、あまり使わないフォルダもあるので正直無駄が多すぎました。
そんな状況では、手間と時間のロスが生まれてしまい、業務に支障がでてしまいますよね。
なのでフォルダ整理をおこなう必要があります。
まずは、デスクトップにあるフォルダを少なくしていきます。
カテゴリに分ける必要がありますが、Excelファイル用のフォルダ、Word、PowerPoint用のフォルダと分けてもいいかもしれません。
また、相談員であれば、各業務別のフォルダに分けてもいいと思います。
多くても10~15くらいのフォルダ量にしておきましょう。
次にカテゴリー別にいれたファイルをさらに区分けしてもいいですし、ファイル名を整理しましょう。
ファイル名の整理とは、名前の頭に半角英数字を入れます。
ぼくは、半角のアルファベットを入れていました。
そうすることによって、デスクトップからフォルダに入った際に、ファイルの頭文字を押すだけで選択することが出来るのです。
これで探す手間も省けるし、いちいちマウスでカーソルを合わせにいく作業も減らすことができるので、サクサクっと希望のファイルを開く事が出来るんです。
フォルダ移動
そして、もう一つ設定しておいたほうがいいのが、フォルダへの瞬間移動です。
フォルダへの瞬間移動とは、どんなに色々なファイルやフォルダを開いていたとしても、設定しておいたキーを入力するだけで指定のフォルダを開く事が出来ます。
設定の方法ですが、デスクトップに張り付けられているフォルダはショートカットフォルダの必要があります。
そのデスクトップの開きたいフォルダにカーソルを合わせ、右クリックします。
そこからプロパティを選択し、ショートカットの欄を選択します。
そしてショートカットキーというところに、自分の好きなキーを入力します。
登録したら試してみましょう。
これでどんな作業をしていても、設定したキーを入力すれば瞬時に指定のフォルダを開くことができます。
使うフレーズのIME登録
相談員のパソコン業務の中には、メール作成や外部への文書作成などたくさんありますね。
書類を送る際にも頭紙を作成したり、文字を打つ機会というのはたくさんあるかと思います。介護記録を入力する作業とかもありますね。
そんな時、同じ文言を毎度打っているということはありませんか？
例えば、
「恐れ入りますが、宜しくお願い致します」
「いつもお世話になっております」
などです。
こんな文字を毎回打っているのって正直面倒ですよね。
そんな気になっていないって方は、一度IME登録をしてみてください。個人差あるかもですが、便利ですｗ
毎回同じような文書を作る場合は、あらかじめ名前の部分だけ変えられるようにテンプレを作っておけばいいですが、そうではなく、様々な書類を作る場合は、よく使う言葉、定型文というのを登録しておくことで予測変換のように出てきてくれるので入力がスムーズにいきます。
IME登録は2文字ほど入力すると登録した文が出てきます。
先ほどの例ですと
「おそ」→「恐れ入りますが、宜しくお願い致します」
「いつ」→「いつもお世話になっております」
このようになります。
いくつも登録をしておけば入力作業が捗りますね。
マウスを使わない操作
パソコン業務において、このテクニックが一番時短テクなんではないでしょうか。
普段、マウス操作をしているものをマウスを使わずにおこなうというものです。
本当にちょっとした差かもしれませんが、チリツモで時短につながってきます。
しかも、これやってたらちょっとかっこよくないですか！？ｗ
まずは、起動しているアプリやドキュメントをマウスを使わずに瞬時に移動できる方法です。
【Alt】＋【Tab】：起動アプリの切り替え(1)
【Alt】＋【Esc】：起動アプリの切り替え(2)
これを使えれば、色々なファイルを開いている状態でも、作業を途中でやめて別のアプリを開きたいってときに便利です。
いちいち、マウスで右端にある最小化ボタンを押しにいって選択をしなくても済みます。
次は、アプリ、ドキュメント内で複数開いているときに簡単に選択する方法です。
【Ctrl】＋【Tab】：ドキュメントの切り替え
例えば、Excelファイル内でシートをたくさん開いている場合、この入力で簡単に選択することができます。
次は、たくさんのファイルなどを開いているときに瞬時にデスクトップへ移動する方法です。
【Windowsマーク】＋【D】：デスクトップへ移動
これでいくらたくさんのファイルを開いていても、作業中だったとしても瞬時にデスクトップへ行く事ができます。
これも、いちいち最小化させていくのは面倒ですよね。
それからよく使用する「保存」ですね。
【Ctrl】＋【S】：上書き保存
【Ctrl】＋【W】：保存して閉じる
Excel、Wordでの作業をおこなっている際にマウスを使わずにタイピングで保存が出来れば時短になりますね。
まとめ
●フォルダ整理
→カテゴリ別にファイルを分ける。
次にカテゴリー別にいれたファイルをさらに区分けするか、ファイル名を整理。
名前の頭を半角英数字にする。
●フォルダ移動
→ショートカットフォルダにカーソルを合わせ、右クリック。
プロパティを選択し、ショートカット欄を選択。ショートカットキーに、自分の好きなキーを入力。
●IME登録
●マウスを使わない操作
【Alt】＋【Tab】：起動アプリの切り替え(1)
【Alt】＋【Esc】：起動アプリの切り替え(2)
【Ctrl】＋【Tab】：ドキュメントの切り替え
【Windowsマーク】＋【D】：デスクトップへ移動
【Ctrl】＋【S】：上書き保存
【Ctrl】＋【W】：保存して閉じる
いかがでしたでしょうか。
パソコン操作のテクニックは他にもたくさんあります。
なので、自分に合ったもの、いつも使っているけどもっと簡単なやり方があるのかというのがあれば探してみて使ってみるのがいいかと思います。
実際に使ったからといって時短になるかはわかりません。
ですが、最初は慣れないので時間が逆にかかるとしても、使っていった時に、気づいたら時短になり、定時あがりが出来ていたということになれれば嬉しいですね。
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